Правила удачной охоты в тендере

1. ПОДГОТОВКА

Всем потенциальным поставщикам необходимо иметь электронную подпись (ЭП) и быть аккредитованным на электронных площадках.

• ЭП обойдется примерно в 6,5 тысяч рублей в год. Купить ее можно в специальном удостоверяющем центре перечень тут. Она нужна, чтобы у ваших электронных документов был юридический статус. По большому счету, это аналог пары «подпись+печать».

NB Life hack

ЭП лучше покупать две. Если перед началом тендера у вас сгорит одна, то вторая очень пригодится. Обновляйте их так, чтобы срок действия оставшейся был не менее 2 месяцев. Валидность ЭП можно проверить тут, а срок действия – в браузере Internet Explorer: cервис -> свойства браузера -> содержание -> сертификаты. Напротив каждого сертификата ключа будет указан срок его действия.

• Чтобы аккредитоваться, надо подать заявку на регистрацию в ЕИС. После регистрации проверьте, чтобы на площадке, на которой вы будете подавать заявку, появился личный кабинет.

Важно, что здесь мы опускаем вопрос стоимости специалиста по тендерам. Эту отдельную большую тему рассмотрим отдельно.

2. ПОИСК ПОДХОДЯЩЕГО ТЕНДЕРА

Здесь есть два варианта:

1. искать вручную на ЕИС, где публикуются только обязательные к публичности тендеры по 44-ФЗ, 223-ФЗ, 615-ПП и др. Либо отдельно на крупнейших тендерных площадках и многочисленных сайтах крупных коммерческих заказчиков. Например, частные банки, которые не обязаны публиковать свои тендеры на электронных площадках. При этом практика показывает, что только один из банков, входящих в ТОП-10, может размещать тендеры на полиграфию на суммы около 60 млн руб. в год. Не говоря уже о малом и среднем бизнесе, который, как правило, заказывая необходимую продукцию или услуги, не размещают тендеры на Госзакупках.
2. искать автоматически, например, с помощью OTC (74,9 тысячи рублей в год) или Seldon (90 тысяч рублей в год).

3. АНАЛИЗ ТЕНДЕРА. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ОБ УЧАСТИИ

1. Маржа. Анализируем, сколько (обеспечение исполнения контракта, себестоимость и все сопутствующие расходы) и откуда взять деньги на выполнение контракта, если вы его выиграете. В тендере может не быть аванса или он может быть маленький. Согласуйте внутри команды минимальную маржу, за которую вы возьметесь выполнять этот контракт.

NB Life hack

Рекомендуем все тендеры делить на 3 группы:

зеленая группа – тендеры с приемлемым уровнем прибыльности;

желтая группа – тендеры с низким уровнем рентабельности, но выше себестоимости;

красная группа – тендеры, где есть убыток, но он приемлем для выхода на новый рынок или создания сложностей конкурентам.

     2. Проверяем ограничения тендера (все эти условия можно посмотреть в информационной карте):

• участие только для субъектов малого предпринимательства и социально-ориентированных некоммерческих организаций;

• преимущества для предприятий уголовно-исполнительной системы;

• преимущества для организаций инвалидов;

• преференции для определенных товаров из ЕАЭС (Россия, Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия);

• требования по наличию лицензий, свидетельств, допусков.

     3. Определяем «экономику» тендера:

• анализируем требования к конечному результату по договору;
• определяем ресурсы (какие понадобятся материалы и оборудование, какие работы будут переданы субподрядчикам), сроки и последовательность выполнения контракта;
• определяем, откуда взять до 5% от стоимости контракта в качестве обеспечения участия в тендере. Это может быть банковская гарантия, краудлендинговый заем, собственные средства.

 NB Life hack

Особое внимание обратите на этот пункт. Если банковская гарантия не соответствует требованиям ч. 4 ст. 368 ГК и закупочной документации, то вашу заявку отклонят. Пример – решение ФАС России № 223 ФЗ-951/17 от 03.11.2017

• проверяем, есть ли договоренности с субподрядом и поставщиками.

4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКИЕ МОМЕНТЫ

На этом этапе проверяем наличие:

• двух зарегистрированных пользователей на ЭТП, срок регистрации которых не истек. Почему два? Опять-таки из соображений перестраховки, как и с ЭП;

• двух настроенных компьютера для участия в торгах. На оба должен быть установлен криптопровайдер для работы с ЭП (КриптоПРО или VipNet), библиотека для работы с ЭП из браузера. С обоих ПК можно выйти на площадку;

• двух пользователей (каждый со своим ключом ЭП), которые могут зайти на ЭТП;

• основного и резервного интернет-подключения;

• нужных документов (выписка из ЕГРЮЛ, действующий срок полномочий директора, в решении об одобрении сделки указана актуальная сумма). Проверить документы можно в ЛК компании на электронной площадке в разделе «Личный кабинет»;

• собранных в одну папку всех требуемых документов. Для каждого документа из списка указаны требования к содержимому, к форме;

• подготовленных документов заявки, форма и содержимое которых соответствует требованиям.

NB Life hack

Будьте внимательны с арифметикой! ФАС России рассматривал дело, в котором участник тендера предоставил несколько оферт с отличающимися друг от друга ценами и с арифметическими ошибками в сметах. На этом основании ФАС признал правоту заказчика, отклонившего эту заявку.

• свободных средств на спецсчете в банке для обеспечения заявки. И да, этот спецсчет не должен быть заблокирован!

5. ПОДАЧА ЗАЯВКИ

• За 1 час до начала проверяем вход в личный кабинет на площадке.

• Проверяем сотрудников, насколько они запомнили минимальную цену участия.

• В заявке есть первая и вторая части, поданы ценовые предложения. Указана необходимая информация.

• Жмем на кнопку «Подписать и отправить».

Осталось ждать решения. И если победа будет за вами, подписания контракта.

ТОП-5 ОШИБОК УЧАСТНИКОВ ТЕНДЕРОВ

1. Опоздания

Компании иногда забывают проконтролировать обеспечение, получение нужных документов (справок, например). Поэтому рекомендуем заранее готовиться, а не делать все за день до.

2. Невнимательное изучение документов

Читайте все пункты вместе со специалистами. Мелкий шрифт, курсив, сноски содержат важную информацию. Не заостряйте внимание на общей части. Некоторые выигрывают тендеры, а потом понимают, что подписались на плохие условия.

Важно!

Здесь заказчик может использовать несколько серых схем. Самых распространенных три.

Схема 1

Сроки или условия выполнения контракта. Например, поставить срок оплаты в течение 200 календарных дней. И «своему» поставщику заплатить сразу, а «чужому» – нет.

Схема 2

Закупка под конкретного участника (т. н. управляемая закупка). Заказчик делает так, чтобы никто не разобрался, как заполнить заявку, отклоняет всех, кроме аффилированного участника.

Схема 3

Техническое задание под конкретного участника. В техническом задании заказчик пишет, что будет закупать товар, которого нет на рынке. В техзадании указано, что по договору нужно поставить перечень определенных товаров, но поставка осуществляется по заявке заказчика. Заказчик пишет в заявке, какие конкретно товары ему нужны на текущий момент, а оплачивать их будет только по факту поставки.

При этом аффилированный с заказчиком поставщик не получит заявку, по которой нужно будет поставить товары, которых нет на рынке. Простыми словами, участвовать в такой закупке будет только тот поставщик, который знает, что часть позиций по договору не нужно будет поставлять (зато за все остальное заказчик заплатит такому поставщику).

3. Попытка участвовать во многих тендерах единовременно

На практике это приводит к тому, что в погоне за выгодным контрактом участники-новички не всегда рассчитывают свои силы. Как результат – просрочка и неисполнение обязательств.

4. Технические неисправности

Старайтесь не обновлять программное обеспечение перед торгами, чтобы не было конфликта с сервером ЭТП. Держите компьютер в исправном состоянии с постоянным доступом в интернет.

5. Не демпингуйте!

Некоторые любой ценой хотят получить контракт. Но победа в тендере должна приносить прибыль, а не головную боль. Нет смысла побеждать, занижая цену так, что контракт принесет потерю денег.